Richieste di assistenza Kairos

Titolare del trattamento

Kairos Soc. Coop. Soc. Onlus
Sede legale: Piazza Mazzini, 8 - 00030 Labico (RM)
Sede amministrativa: Via Senigallia, 110 - 00156 Roma
Telefono: 06 56548492
Contatto privacy: privacy@kairoscuola.it
Responsabile della protezione dei dati (DPO): Avv. Luigi Padovan · privacy@kairoscuola.it

Finalità e base giuridica

I dati sono trattati per ricevere, assegnare e risolvere la richiesta di assistenza, verificare i dati relativi alle iscrizioni, comunicare con il richiedente, correggere eventuali informazioni inesatte previa verifica umana, tutelare la sicurezza del servizio e documentare le attività svolte. Il trattamento necessario all’assistenza si fonda sull’esecuzione del servizio richiesto o delle misure connesse al rapporto contrattuale; le attività di sicurezza, audit e miglioramento controllato del servizio possono fondarsi sul legittimo interesse del titolare, previa valutazione di necessità e bilanciamento. Eventuali categorie particolari di dati sono trattate soltanto quando indispensabili e in presenza di una condizione applicabile ai sensi dell’art. 9 GDPR.

Dati e destinatari

Sono trattati dati identificativi e di contatto, dati relativi al minore e all’iscrizione, contenuto della richiesta, immagini e screenshot allegati, attività degli operatori e dati tecnici di sicurezza. Quando necessario alla verifica, il sistema consulta il fascicolo dell’iscrizione tramite l’ID domanda. Non sono trasmessi all’IA password, credenziali, token tecnici o interi documenti archiviati. Si invita comunque a non inserire informazioni estranee alla richiesta.

Assistenza tramite intelligenza artificiale

Gli operatori autorizzati possono richiedere ad Amazon Bedrock un’analisi assistita del ticket. Sono inviati i messaggi, i passaggi pertinenti dei manuali, i dati del fascicolo iscrizione necessari alla verifica e le eventuali immagini allegate. I dati personali presenti nei testi vengono pseudonimizzati quando ciò non impedisce la soluzione della richiesta; i dati del fascicolo e gli screenshot possono invece contenere informazioni personali in chiaro quando indispensabili per confrontare o correggere i dati segnalati.

Il trattamento avviene mediante Amazon Bedrock con profilo geografico europeo. Secondo la documentazione AWS, input e output non sono condivisi con il fornitore del modello e non sono utilizzati per addestrare i modelli di base. Amazon Web Services opera quale fornitore cloud e responsabile del trattamento secondo gli accordi applicabili. L’IA produce esclusivamente analisi, bozze e proposte: ogni risposta, correzione o operazione sul database richiede il controllo e l’azione di un operatore autorizzato. Non sono adottate decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato.

Destinatari e localizzazione

I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori di hosting, posta elettronica e servizi cloud nominati responsabili o sub-responsabili. Per l’analisi IA viene utilizzato Amazon Bedrock tramite un profilo di inferenza geografico UE, che può instradare l’elaborazione tra regioni AWS comprese nel perimetro europeo. Gli accordi contrattuali, le misure di sicurezza e l’elenco dei sub-responsabili sono sottoposti a verifica periodica.

Conservazione

I ticket sono conservati per 24 mesi, salvo obblighi di legge o necessità di tutela in sede giudiziaria.

Diritti

L’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione nei casi previsti dal GDPR, contattando il titolare. È inoltre possibile chiedere la verifica e la rettifica dei dati utilizzati dall’IA, ottenere informazioni sull’intervento umano e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.